Maximaliseer uw agenda: Nooit meer onbenutte afspraakcapaciteit in uw tandartspraktijk

Een lege stoel door een last-minute annulering of een patiënt die niet opdaagt, kost uw tandartspraktijk direct omzet en verspilt kostbare behandeltijd. Hoewel herinneringen helpen, blijft het handmatig opvullen van deze gaten een tijdrovende klus, zeker met een drukke wachtlijst. Wat als uw systeem dit automatisch voor u deed, terwijl u zich focust op patiëntenzorg?

Het pijnpunt: Gaten in de agenda en de frustratie van handmatig beheer

De verborgen kosten van onbenutte capaciteit

Elke ongevulde afspraak staat gelijk aan verloren inkomsten en gemiste kansen voor patiëntenzorg. Het is niet alleen de financiële impact, maar ook de inefficiëntie van het personeel dat tijd moet besteden aan het telefonisch benaderen van patiënten op een wachtlijst, vaak zonder direct succes. Dit proces is arbeidsintensief, foutgevoelig en vaak frustrerend voor zowel uw team als de patiënten die u probeert te bereiken.

Patiënten willen sneller geholpen worden, maar uw wachtlijst is statisch

Veel patiënten willen graag eerder geholpen worden bij een vrije plek, maar een traditionele wachtlijst is vaak passief. Het matchen van een vrijgekomen plek met de juiste patiënt op de lange lijst is als zoeken naar een speld in een hooiberg. Zonder een dynamisch systeem blijven de gaten bestaan, terwijl patiënten onnodig lang wachten.

• Lange wachttijden frustreren patiënten.
• Personeelstijd verspild aan ad-hoc bellen en plannen.
• Daling in praktijkrendement door onbenutte afspraaktijden.

De oplossing: Geautomatiseerd dynamisch afspraakbeheer

Directe matching van vrijgekomen plekken met flexibele patiënten

SlimDigital kan voor uw praktijk een geautomatiseerd systeem bouwen dat uw bestaande agenda- en patiëntenbeheersystemen naadloos koppelt. Zodra een afspraak wordt geannuleerd of verzet, detecteert het systeem dit direct. Het zoekt vervolgens in uw patiëntenbestand naar patiënten die hebben aangegeven flexibel te zijn voor een eerdere afspraak – bijvoorbeeld voor een controle, nazorg of een minder urgente behandeling.

Slimme communicatie via het voorkeurskanaal

Het systeem stuurt automatisch een bericht via het door de patiënt opgegeven voorkeurskanaal (e-mail, SMS of WhatsApp) met de vrijgekomen afspraaktijd. De patiënt kan deze direct bevestigen, waarna de agenda automatisch wordt bijgewerkt. Is de plek snel vervuld, dan stopt de communicatie. Blijft de plek onvervuld? Dan wordt een volgende groep patiënten discreet benaderd, conform vooraf ingestelde regels.

• Trigger: Annulering of no-show gedetecteerd in agenda.
• Actie: Systeem identificeert relevante, flexibele patiënten.
• Communicatie: Geautomatiseerd bericht met afspraakvoorstel via e-mail, SMS of WhatsApp.
• Resultaat: Snellere agenda-vulling en hogere efficiëntie.

Uw praktijk efficiënter, uw patiënten tevredener

Meer omzet en minder administratieve last

Met deze automatisering reduceert u de administratieve last voor uw team aanzienlijk. Zij hoeven niet langer handmatig te bellen, maar kunnen zich richten op de patiëntenzorg. Tegelijkertijd maximaliseert u de bezettingsgraad van uw stoelen, wat direct bijdraagt aan een hogere omzet en een efficiëntere praktijkvoering. Bovendien zorgt de snellere service voor een hogere patiënttevredenheid en loyaliteit.

Laat SlimDigital u helpen uw agenda-management te transformeren van reactief naar proactief en efficiënt. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij deze slimme oplossing op maat voor uw tandartspraktijk kunnen bouwen.