Als tandarts weet u als geen ander hoe waardevol elk moment in de stoel is. Helaas zijn ‘no-shows’ en last-minute annuleringen een veelvoorkomend probleem, met directe gevolgen voor uw agenda, omzet en de werkdruk van uw praktijkassistenten. Handmatig patiënten nabellen, gaten vullen en bijhouden wie wel of niet kwam, slurpt kostbare tijd op die beter besteed kan worden aan patiëntenzorg.
Nooit meer handmatig herinneren
Automatische bevestigingen en proactieve checks
Zodra een afspraak in uw agenda-systeem wordt ingepland, stuurt ons systeem direct een digitale bevestiging naar de patiënt via e-mail of SMS. Deze bevestiging bevat alle relevante afspraakdetails en biedt de patiënt de mogelijkheid om de afspraak direct te bevestigen of eenvoudig te wijzigen. Vlak voor de afspraak, bijvoorbeeld 48 uur van tevoren, kan automatisch een tweede herinnering worden verstuurd, eventueel gekoppeld aan een korte digitale gezondheidsvragenlijst die de patiënt voorafgaand aan het bezoek invult. Dit stroomlijnt niet alleen de communicatie, maar zorgt ook voor een betere voorbereiding van de patiënt en uw team.
- Bevestiging van afspraakdetails via het voorkeurskanaal van de patiënt.
- Mogelijkheid voor patiënten om zelf de afspraak te bevestigen of te wijzigen via een veilige link.
- Optionele pre-screening via digitale vragenlijsten, direct gekoppeld aan het patiëntendossier.
Gepersonaliseerde herinneringen op maat
De herinneringen zijn volledig aanpasbaar. U bepaalt zelf het moment van verzending (bijvoorbeeld 24 of 48 uur van tevoren), het kanaal (e-mail, SMS, of zelfs WhatsApp), en de inhoud. Dit systeem checkt automatisch de status van de afspraak in uw agenda en past de communicatie daarop aan. Als een patiënt bijvoorbeeld al heeft bevestigd, kan de herinnering een andere toon hebben of zelfs achterwege blijven, wat overcommunicatie voorkomt en de patiëntervaring verbetert.
- Flexibele timing van herinneringen, afgestemd op uw praktijkrichtlijnen.
- Gebruik van diverse communicatiekanalen voor maximale bereikbaarheid.
- Intelligente logica die dubbele communicatie voorkomt en reageert op patiëntacties.
Optimaal uw agenda benutten
Dynamische wachtlijstprioritering
Wanneer een patiënt een afspraak annuleert, of deze niet bevestigd wordt, signaleert ons systeem direct de vrijgekomen stoeltijd. In plaats van handmatig te bellen, kan het systeem automatisch een ‘spoedwachtlijst’ raadplegen. Patiënten op deze lijst, die eerder geholpen willen worden, ontvangen een geautomatiseerd aanbod via e-mail of SMS voor de vrijgekomen plek. De eerste patiënt die reageert, krijgt de mogelijkheid om de afspraak in te plannen, waardoor uw agenda efficiënt wordt opgevuld met minimale inspanning van uw team.
- Automatische detectie van vrijgekomen afspraakblokken.
- Gerichte outreach naar patiënten op een voorkeurs- of wachtlijst.
- Snelle en eerlijke toewijzing van open plekken op basis van eerste reactie.
Realtime overzicht en flexibiliteit
Uw praktijkmanager of receptie heeft altijd een actueel overzicht van de status van alle afspraken, bevestigingen, annuleringen en openstaande plekken. Dit systeem is geen star programma, maar een flexibele laag die naadloos samenwerkt met uw bestaande agenda-software. U houdt de controle, maar de repetitieve taken worden geautomatiseerd, wat leidt tot minder stress en meer focus op service aan uw patiënten.
- Centraal dashboard met de actuele afspraakstatus.
- Mogelijkheid om handmatig in te grijpen of aanpassingen te doen waar nodig.
- Naadloze integratie met uw huidige plannings- en agendabeheer.
Inzicht in no-shows en geautomatiseerde afhandeling
Automatische registratie en facturatie van no-shows
Mocht een patiënt, ondanks alle herinneringen, toch niet verschijnen, dan registreert ons systeem dit automatisch in het patiëntendossier en markeert de afspraak als ‘no-show’ in uw agenda. Indien uw praktijk beleid heeft voor het in rekening brengen van no-show kosten, kan het systeem automatisch een conceptfactuur aanmaken en deze voor review aanbieden aan de praktijkmanager. Dit proces bespaart aanzienlijk administratief werk en zorgt voor een consistente toepassing van uw beleid, waardoor de financiële impact van gemiste afspraken wordt verminderd.
- Automatische registratie van gemiste afspraken in het patiëntendossier (CRM).
- Genereren van conceptfacturen voor no-show kosten, klaar voor controle en verzending.
- Consistente toepassing van uw praktijkbeleid met minimale handmatige tussenkomst.
Duidelijke rapportages voor betere bedrijfsvoering
Naast de operationele voordelen biedt dit systeem ook waardevolle data-inzichten. U krijgt toegang tot heldere rapportages die u een diepgaand begrip geven van uw no-show percentages, de effectiviteit van verschillende communicatiekanalen en de frequentie waarmee last-minute annuleringen succesvol worden opgevuld. Deze inzichten stellen u in staat om uw praktijkvoering continu te optimaliseren en weloverwogen beslissingen te nemen voor een nog hogere patiënttevredenheid en omzet.
- Overzicht van no-show percentages per periode of type afspraak.
- Inzicht in de effectiviteit van uw herinneringsstrategieën.
- Analyse van succesvolle last-minute invullingen en de impact daarvan op de omzet.
Met een geautomatiseerd afspraakbeheerproces van SlimDigital zet u een belangrijke stap naar een efficiëntere, winstgevendere en minder stressvolle praktijkvoering. Minder administratieve last, meer patiënttevredenheid en een optimaal gevulde agenda: dat is de kracht van slimme automatisering. Benieuwd hoe we dit voor uw praktijk kunnen realiseren? Neem contact op met SlimDigital.nl.