Als tandartspraktijk weet u hoe frustrerend het is: een patiënt annuleert op het laatste moment, of verschijnt niet. Uw agenda heeft plotseling een open plek, kostbare stoeltijd gaat verloren en uw omzet daalt. Het handmatig bellen van patiënten om dit gat op te vullen is tijdrovend en vaak onsuccesvol. SlimDigital biedt een slimme oplossing die dit proces volledig automatiseert, zodat uw agenda altijd optimaal benut wordt.
Het Pijnpunt: Lege Stoelen en Verloren Tijd
De impact van no-shows en late annuleringen
Elke tandartspraktijk kampt ermee: patiënten die niet opdagen (no-shows) of pas kort van tevoren hun afspraak annuleren. Dit creëert direct een gat in uw planning en leidt tot direct inkomstenderving. Bovendien verstoort het de efficiëntie van uw team, dat zich had voorbereid op de geplande behandeling.
Handmatige oplossingen zijn inefficiënt
Veel praktijken proberen openstaande plekken handmatig op te vullen door patiënten op een bel- of wachtlijst af te gaan. Dit is een arbeidsintensief proces. Het vereist dat assistenten continu de agenda bewaken, handmatig contact opnemen en wachten op een reactie. Dit leidt vaak tot meer frustratie dan succes, omdat de beste kansen om een plek op te vullen snel vervliegen.
De SlimDigital Oplossing: Geautomatiseerd Afsprakenbeheer
Slimme detectie en activering
Wij bouwen een maatwerkoplossing die naadloos koppelt met uw bestaande agenda- en patiëntadministratiesysteem. Zodra een afspraak wordt geannuleerd of als ‘no-show’ wordt gemarkeerd, detecteert ons systeem dit direct. Het zoekt vervolgens in uw patiëntendatabase naar relevante patiënten die eerder hebben aangegeven flexibel te zijn, een eerdere afspraak willen, of die voldoen aan specifieke criteria (bijvoorbeeld een jaarlijkse controle die al te lang uitgesteld is).
Geautomatiseerde en gepersonaliseerde communicatie
Het systeem stuurt automatisch een gepersonaliseerde notificatie via e-mail, sms of WhatsApp naar een selectie van deze patiënten. De boodschap bevat alle relevante details en een directe mogelijkheid om de vrijgekomen plek te bevestigen of een ander beschikbaar moment te kiezen. Dit gebeurt binnen minuten na de annulering, wanneer de kans op invulling het grootst is.
- Trigger: Annulering of no-show in uw agendaplanning.
- Actie: Directe identificatie van beschikbare plekken en relevante patiënten.
- Output: Geautomatiseerde, gepersonaliseerde communicatie met opties voor directe bevestiging.
De Resultaten: Meer Omzet en Efficiëntie
Maximalisatie van uw praktijkcapaciteit
Door opengevallen plekken razendsnel en geautomatiseerd op te vullen, benut u uw stoeltijd optimaal. Dit leidt direct tot een significante vermindering van verloren omzet. Uw agenda is consistenter gevuld, wat zorgt voor een stabielere bedrijfsvoering.
Meer service, minder administratieve last
Uw assistenten hoeven niet langer kostbare tijd te besteden aan het najagen van openstaande plekken. Zij kunnen zich focussen op patiëntenzorg en andere essentiële taken. Tegelijkertijd biedt u flexibele patiënten de kans om sneller geholpen te worden, wat de klanttevredenheid verhoogt. U krijgt bovendien inzicht in welke patiëntengroepen het meest responsief zijn en op welke momenten plekken het snelst worden ingevuld, zodat u uw aanpak continu kunt verfijnen.
- Meer omzet: Optimaal gevulde agenda’s, minder verloren stoeltijd.
- Minder fouten/tijd: Geautomatiseerd proces, minimale handmatige tussenkomst.
- Betere service: Flexibele patiënten worden sneller geholpen.
Met deze geautomatiseerde aanpak transformeert u verloren afspraaktijd in productieve uren en extra omzet. U optimaliseert uw praktijkvoering, verhoogt de efficiëntie en verbetert de patiëntenservice, zonder extra belasting voor uw team. Bent u klaar om afscheid te nemen van lege stoelen? Ontdek hoe SlimDigital uw praktijk kan helpen.