Een volle agenda, tevreden patiënten en een efficiënte bedrijfsvoering; dat is de droom van elke tandartspraktijk. Helaas wordt deze droom vaak verstoord door onverwachte gaten in de planning. Patiënten die hun afspraak vergeten of op het laatste moment annuleren, zijn niet alleen frustrerend, maar kosten uw praktijk ook direct omzet en leiden tot onnodige stilstand. Hoe zorgt u ervoor dat elke stoel bezet is en uw patiënten optimaal geholpen worden, zonder dat uw team overspoeld wordt door handmatige opvolging?
Het onzichtbare lek in uw praktijkagenda
De impact van gemiste afspraken
Elke onbenutte behandelstoel vertegenwoordigt een gemiste kans. Een patiënt die niet verschijnt, of op het laatste moment annuleert, betekent niet alleen verloren omzet voor die specifieke tijdsslot, maar ook inefficiëntie voor uw assistenten en tandartsen. De tijd die gereserveerd was voor een behandeling, blijft nu ongebruikt. Dit leidt tot een hogere werkdruk bij de balie om gaten te vullen en uiteindelijk tot minder winstgevendheid.
Handmatige opvolging: een tijdrovende taak
Veel praktijken vertrouwen nog op handmatige methoden om gaten in de agenda te vullen. Denk aan lijsten afbellen van patiënten die mogelijk eerder terechtkunnen, of het versturen van algemene oproepen. Dit is niet alleen extreem tijdrovend voor uw balieteam, maar vaak ook ineffectief. De patiënt is misschien niet de juiste voor de vrijgekomen behandeling, of de timing komt niet uit. Bovendien is er de uitdaging om patiënten die over tijd zijn voor hun periodieke controle, proactief te benaderen zonder dat dit aanvoelt als een verkooppraatje.
Slimme automatisering voor een optimale patiëntenstroom
Geautomatiseerde, intelligente herinneringen
Stel u voor: een systeem dat automatisch, op het juiste moment, herinneringen stuurt naar uw patiënten via hun voorkeurskanaal (e-mail, sms of WhatsApp). Niet alleen een algemene reminder, maar een bericht dat inspeelt op de soort afspraak, met een directe optie tot bevestiging of omboeken. Dit vermindert het aantal no-shows significant, doordat patiënten ruimschoots de kans krijgen om hun afspraak te bevestigen of tijdig te verplaatsen.
- Trigger: Afspraak gepland in agendasoftware.
- Actie: Verstuur een reeks gepersonaliseerde herinneringen op 7, 2 en 1 dag voor de afspraak.
- Data: Voorkeurskanaal van patiënt, type afspraak, contactgegevens.
Dynamische opvulling van open plekken
Zodra een afspraak wordt geannuleerd, of wanneer er een onverwachte opening ontstaat, identificeert ons systeem direct de meest geschikte patiënten uit uw database. Dit kunnen patiënten zijn die op een wachtlijst staan, patiënten die al langer over tijd zijn voor hun controle, of patiënten met een open behandelplan. Het systeem stuurt hen vervolgens automatisch een gerichte uitnodiging met de mogelijkheid om de vrijgekomen plek in te vullen. Zo wordt kostbare stoeltijd zelden verspild.
- Trigger: Afspraak geannuleerd of wijziging in agenda.
- Actie: Selecteer patiënten op basis van urgentie, historie en wachtlijststatus.
- Data: Patiëntdossier, behandelplannen, status laatste controle, wachtlijsten.
De meetbare impact voor uw praktijk
Meer omzet en efficiëntie
Door het aanzienlijk verminderen van no-shows en het optimaliseren van de agendavulling, ziet u direct een stijging in de bezettingsgraad van uw behandelstoelen. Dit leidt tot een hogere omzet en een efficiënter gebruik van de kostbare tijd van uw team. De administratieve last voor uw baliemedewerkers neemt drastisch af, waardoor zij zich kunnen focussen op taken met hogere waarde en directe patiënteninteractie.
Verbeterde patiënttevredenheid en -binding
Patiënten waarderen de proactieve communicatie en de geboden flexibiliteit. Ze voelen zich beter ondersteund en minder snel ‘vergeten’. Het vermogen om snel een afspraak te plannen bij annuleringen, draagt bij aan een positieve patiëntervaring en versterkt de binding met uw praktijk. Bovendien zorgt de slimme benadering voor overdue patiënten ervoor dat preventieve zorg minder snel wordt uitgesteld.
Laat lege stoelen en administratieve rompslomp tot het verleden behoren. Met een geautomatiseerd systeem voor agendabeheer en patiëntencommunicatie transformeert u de efficiëntie en winstgevendheid van uw tandartspraktijk. U optimaliseert uw planning, verhoogt de patiënttevredenheid en maximaliseert uw omzet. Bent u klaar om de volgende stap te zetten en uw agenda proactief voor u te laten werken? Ontdek hoe SlimDigital u kan helpen met een oplossing op maat.