In elke tandartspraktijk zijn ze een doorn in het oog: de last-minute annuleringen of patiënten die niet opdagen. Een lege behandelstoel betekent verloren omzet en een inefficiënte dagplanning. Uw assistenten besteden vaak kostbare tijd aan het bellen van de wachtlijst, wat helaas zelden resulteert in een snelle invulling van de vrijgekomen tijd. Dit probleem raakt niet alleen uw omzet, maar ook de werkdruk van uw team en de beschikbaarheid voor patiënten die wél dringend zorg nodig hebben.
Het Pijnpunt: Verspilde Tijd en Gemiste Kansen
De Impact van No-Shows en Last-Minute Annuleringen
Wanneer een patiënt onverwachts zijn afspraak annuleert of simpelweg niet verschijnt, ontstaat er direct een gat in uw agenda. Deze ‘lege stoel’ kost de praktijk direct geld. Niet alleen wordt er geen behandeling uitgevoerd, maar de gereserveerde tijd voor de tandarts, mondhygiënist of assistent wordt niet benut. Dit kan oplopen tot aanzienlijke bedragen op jaarbasis, zeker als dit meerdere keren per week voorkomt.
De Frustratie van Handmatig Herplannen
Uw team probeert uiteraard de gaten op te vullen. Dit betekent vaak handmatig door een wachtlijst bellen, e-mails versturen of via andere kanalen contact leggen. Dit proces is:
- Tijdrovend: Het kost uw assistenten waardevolle tijd die beter besteed kan worden aan patiëntenzorg of andere administratieve taken.
- Inefficiënt: Niet elke patiënt op de wachtlijst is beschikbaar of heeft direct behoefte aan de vrijgekomen tijd.
- Stressvol: De druk om snel een plek op te vullen, kan leiden tot extra stress bij het baliepersoneel.
De SlimDigital Oplossing: Geautomatiseerde Agenda-Optimalisatie
Intelligente Koppeling van Uw Agendasysteem
SlimDigital bouwt een automatiseringslaag die direct communiceert met uw agendasysteem. Zodra een afspraak als ‘geannuleerd’ of ‘no-show’ wordt gemarkeerd, detecteert ons systeem dit in real-time. De noodzaak voor handmatige controles vervalt, en het proces om de lege plek op te vullen, start ogenblikkelijk.
Gerichte Communicatie met de Juiste Patiënten
Nadat een vrijgekomen plek is gedetecteerd, zoekt het systeem automatisch in uw patiëntendatabase naar patiënten die voldoen aan specifieke criteria. Dit kan zijn: patiënten op de wachtlijst voor een eerdere afspraak, patiënten die een specifieke behandeling nodig hebben die in het vrijgekomen tijdslot past, of patiënten die hebben aangegeven flexibel te zijn. Het systeem stuurt vervolgens via een voorkeurskanaal (SMS of WhatsApp) een concrete aanbieding met het beschikbare tijdslot. Patiënten kunnen hier direct op reageren, waardoor u snel weet of de plek kan worden ingevuld.
Het Resultaat: Meer Omzet en Minder Werkdruk
Directe Invulling en Optimalisatie van de Capaciteit
Met deze oplossing vult u vrijgekomen tijdslots aanzienlijk sneller, vaak binnen enkele minuten of uren, in plaats van dagen. Dit minimaliseert de lege stoeltijd en maximaliseert de productiviteit van uw praktijk. U genereert meer omzet uit dezelfde capaciteit.
- Verhoogde Omzet: Minder onbenutte tijd betekent meer behandelingen en hogere inkomsten.
- Efficiëntere Werkprocessen: Uw team hoeft geen tijd meer te besteden aan handmatige opvolging, waardoor zij zich kunnen richten op patiëntenzorg en complexe taken.
- Verbeterde Patiënttevredenheid: Patiënten op de wachtlijst ontvangen sneller een afspraak, wat hun waardering voor uw service vergroot.
Inzicht in Uw Praktijkprestaties
Ons systeem kan ook rapportages genereren over het aantal succesvol ingevulde spoedslots, de gemiddelde tijd die nodig is om een plek op te vullen en de extra gegenereerde omzet. Deze data biedt u waardevol inzicht in de efficiëntie van uw praktijk en de waarde van automatisering.
Laat lege stoelen niet langer ten koste gaan van uw omzet en de productiviteit van uw team. Met de slimme automatiseringsoplossingen van SlimDigital transformeert u een veelvoorkomend pijnpunt in een efficiënt proces dat bijdraagt aan de groei van uw praktijk. Neem contact op met SlimDigital.nl om te ontdekken hoe wij dit voor u kunnen realiseren.