Als tandarts wilt u uw patiënten de beste zorg bieden, maar lege stoelen door no-shows of het mislopen van preventieve controles kosten u tijd, geld en belemmeren optimale patiëntenzorg. Het handmatig beheren van afspraakherinneringen en periodieke oproepen is arbeidsintensief en vaak inefficiënt. Ontdek hoe SlimDigital een geautomatiseerd systeem kan bouwen dat deze pijnpunten oplost, zodat u zich kunt richten op wat écht telt: de glimlach van uw patiënten.
Uw stoel optimaal benutten
De impact van gemiste afspraken
U kent het wel: een patiënt komt niet opdagen voor een geplande afspraak. Dit betekent niet alleen verloren omzet voor die specifieke stoel-tijd, maar ook een verstoring van uw planning en een gemiste kans om die patiënt te helpen. De oorzaak is vaak eenvoudig: vergeetachtigheid. Handmatige herinneringen zijn echter tijdrovend en foutgevoelig.
Inefficiënte recall-procedures
Het proactief oproepen van patiënten voor hun periodieke controles is cruciaal voor preventieve zorg en voor de continuïteit van uw praktijk. Echter, het handmatig filteren van patiëntgegevens, het opstellen van brieven of het plegen van telefoontjes kost uw team waardevolle tijd die beter besteed kan worden aan directe patiëntenzorg. Dit leidt vaak tot lage respons en gemiste controle-intervallen.
Slimme automatisering voor optimale patiëntencommunicatie
Dynamische afspraakherinneringen
Wij bouwen een geautomatiseerd systeem dat na het inboeken van een afspraak in uw agenda een reeks slimme herinneringen verstuurt. Het systeem pakt de afspraakdatum en patiëntgegevens op en start een communicatieketen. Dit kan bestaan uit:
- Een initiële e-mailbevestiging direct na boeking.
- Een SMS-herinnering 48 uur voor de afspraak.
- Een WhatsApp-bericht met optie om te bevestigen of te verzetten, 24 uur van tevoren.
- Indien geen reactie, een tweede, dwingendere SMS enkele uren voor de afspraak.
Intelligent recall-systeem
Op basis van de laatste bezoekdatum en het aanbevolen controle-interval uit uw patiëntenbeheersysteem, identificeert het systeem automatisch welke patiënten binnenkort toe zijn aan hun periodieke controle. Het stuurt vervolgens gepersonaliseerde oproepen:
- Een vriendelijke e-mail met een directe link naar uw online agenda om zelf een afspraak in te plannen.
- Bij geen reactie, volgt na een week een herinnerings-SMS.
- Indien nog geen reactie, stuurt het systeem een interne taak naar uw assistente om telefonisch contact op te nemen, voorzien van alle relevante patiëntgegevens.
De voordelen voor uw praktijk
Meetbare resultaten en efficiëntie
Met deze automatisering reduceert u het aantal no-shows significant, wat direct leidt tot een hogere bezettingsgraad en meer omzet. Uw recall-campagnes worden effectiever, waardoor patiënten beter de weg naar uw praktijk blijven vinden voor preventieve zorg. Uw team wordt ontlast van repetitieve administratieve taken en kan zich focussen op patiëntcontact en zorg.
Inzicht en optimalisatie
Het systeem biedt u ook inzicht in de prestaties: hoeveel herinneringen zijn verzonden, hoeveel no-shows zijn voorkomen, wat is de respons op recall-berichten per kanaal? Deze data stelt u in staat om de communicatiestrategie continu te optimaliseren voor nog betere resultaten en een gezondere praktijk.
Wilt u ook afscheid nemen van no-shows en uw patiëntencommunicatie naar een hoger niveau tillen? Wij begrijpen de specifieke behoeften van uw tandartspraktijk en bouwen maatwerkoplossingen die perfect aansluiten bij uw bestaande systemen. Neem contact op met SlimDigital voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij uw praktijk kunnen automatiseren en optimaliseren.