Als tandartspraktijk kent u het: een patiënt annuleert kort voor de afspraak, en plots zit u met een lege stoel. Het handmatig bellen van uw wachtlijst is tijdrovend en niet altijd efficiënt. Hoe zorgt u ervoor dat die kostbare stoeltijd toch wordt benut, zonder extra werkdruk voor uw team?
Het Pijnpunt: Lege Afspraken en Verloren Tijd
De impact van late annuleringen
Een geannuleerde afspraak, zeker op korte termijn, betekent niet alleen een gemiste omzet, maar ook onbenutte capaciteit en inefficiëntie. Uw assistenten besteden waardevolle tijd aan het doorbellen van lijsten, wat afleidt van andere cruciale taken. Dit is frustrerend voor zowel uw team als voor patiënten die graag eerder geholpen willen worden.
- Gemiste inkomsten door onbenutte stoeltijd.
- Hoge administratieve last voor het handmatig invullen van gaten.
- Minder efficiënte planning en personeelsinzet.
De SlimDigital Oplossing: Geautomatiseerd Vullen van Lege Slots
Slimme koppelingen voor maximale efficiëntie
Wij bouwen een geautomatiseerd systeem dat naadloos integreert met uw huidige agendabeheer en patiëntenadministratie. Zodra een afspraak wordt geannuleerd, herkent het systeem dit direct als een vrijgekomen tijdslot. Het zoekt vervolgens proactief naar geschikte patiënten om dit gat te vullen.
- Geautomatiseerde detectie van vrijgekomen afspraaktijden.
- Slimme matching van patiënten op basis van urgentie, voorkeur of type behandeling.
- Directe communicatie met patiënten via het door hen gekozen kanaal.
Hoe werkt het in de praktijk?
Zodra een patiënt zijn afspraak annuleert in uw agenda-systeem, activeert dit een proces. Het systeem identificeert direct het vrijgekomen tijdslot en zoekt in uw patiëntenbestand naar geschikte kandidaten – bijvoorbeeld patiënten die op de wachtlijst staan, periodieke controles nodig hebben, of eerder hebben aangegeven flexibel te zijn. Deze geselecteerde patiënten ontvangen vervolgens een persoonlijke melding (bijvoorbeeld via SMS of WhatsApp) met de mogelijkheid om het vrijgekomen slot direct te boeken of te bevestigen. Dit gebeurt geheel automatisch, zonder dat uw team er omkijken naar heeft.
- Trigger: Annulering in uw agenda-systeem.
- Actie: Systeem selecteert relevante patiënten uit uw database.
- Resultaat: Patiënten ontvangen een persoonlijke uitnodiging voor de vrijgekomen plek met een boekingsmogelijkheid.
De Voordelen: Meer Omzet en Tevreden Patiënten
Optimaliseer uw praktijkvoering
Met deze automatisering minimaliseert u lege stoelen en maximaliseert u uw bezettingsgraad, wat direct leidt tot meer omzet. Tegelijkertijd vermindert u de administratieve last voor uw team en verhoogt u de patiënttevredenheid door snellere service te bieden. U krijgt ook waardevol inzicht in hoe vaak slots onvervuld blijven, zodat u uw capaciteitsplanning verder kunt optimaliseren.
- Hogere bezettingsgraad en omzet.
- Substantiële tijdsbesparing voor uw team.
- Verbeterde patiëntenservice en loyaliteit.
- Data-inzicht in onvervulde afspraken voor betere planning.
SlimDigital helpt u graag bij het inrichten van deze slimme automatisering, zodat uw praktijk optimaal draait en uw team zich kan richten op wat écht belangrijk is: de zorg voor uw patiënten. Neem contact op om de mogelijkheden voor uw praktijk te bespreken.