Een lege behandelstoel is een gemiste kans. Voor veel tandartspraktijken vormen ‘no-shows’ en last-minute annuleringen een aanzienlijk probleem. Ze leiden niet alleen tot directe omzetderving, maar ook tot inefficiëntie in de planning en onnodige administratieve last. Het handmatig beheren van afspraakherinneringen is bovendien tijdrovend en foutgevoelig.
Het Pijnpunt: Gemiste Afspraken en Lege Stoelen
De Kosten van Een Lege Stoel
Wanneer een patiënt niet opdaagt voor een afspraak of deze te laat annuleert, blijft de behandelstoel onbezet. Dit resulteert in directe financiële verliezen voor die specifieke behandeltijd. Daarnaast verstoort het de zorgvuldig opgestelde dagplanning, wat kan leiden tot vertragingen voor andere patiënten of onproductieve uren voor uw assistenten. De operationele kosten van een leeg slot, inclusief overhead en personeel, blijven doorlopen, terwijl de inkomsten ontbreken.
Handmatige Herinneringen: Een Tijdrovende Klus
Veel praktijken vertrouwen nog op handmatige methoden voor afspraakherinneringen, zoals telefonische oproepen of het versturen van individuele e-mails. Dit proces is extreem arbeidsintensief en legt een zware druk op uw administratieve team. De kans op menselijke fouten neemt toe, en het is moeilijk om consistentie te waarborgen in de timing en de inhoud van de berichten, wat de effectiviteit van de herinneringen vermindert.
De SlimDigital Oplossing: Geautomatiseerde Patiëntcommunicatie
Proactieve Herinneringen via Meerdere Kanalen
SlimDigital kan een intelligent automatiseringssysteem voor u bouwen dat naadloos integreert met uw huidige agendaplanning. Dit systeem zorgt voor tijdige en gepersonaliseerde afspraakherinneringen via de voorkeurskanalen van uw patiënten, zoals e-mail, sms of WhatsApp. Door deze proactieve aanpak wordt de kans op een no-show significant verkleind.
- Een nieuwe afspraak wordt automatisch geregistreerd.
- 48 uur voor de afspraak ontvangt de patiënt een eerste herinnering via e-mail met de mogelijkheid tot bevestiging.
- Indien geen bevestiging, volgt 24 uur voor de afspraak een sms- of WhatsApp-herinnering.
- Bij bevestiging wordt dit direct verwerkt in uw agendaplanning.
- Indien de afspraak wordt geannuleerd via het systeem, wordt er automatisch een taak voor de praktijkmanager aangemaakt om contact op te nemen voor een nieuwe afspraak.
Intelligente Opvolging en Beheer
Het systeem beperkt zich niet tot enkel herinneringen. Het monitort de respons van patiënten en past de opvolging daarop aan. Krijgt u een bevestiging? Mooi, de afspraak staat vast. Geen reactie? Dan kan een extra herinnering of een interne melding naar uw team gestuurd worden om handmatig contact op te nemen. Dit zorgt ervoor dat uw agendaplanning altijd up-to-date is en dat u snel kunt anticiperen op mogelijke lege plekken.
De Resultaten: Meer Omzet en Een Efficiëntere Praktijk
Meetbare Verbeteringen
Door de automatisering van uw afspraakherinneringen zult u een directe daling van het aantal no-shows en late annuleringen zien. Dit vertaalt zich direct in hogere bezettingsgraden van uw behandelstoelen en dus in een stabielere en hogere omzet. Bovendien krijgt u inzicht in de effectiviteit van verschillende communicatiekanalen en kunt u uw strategie verder optimaliseren.
Focus op de Patiënt, Minder Administratie
Uw administratieve team wordt ontlast van repetitieve taken, waardoor zij zich kunnen richten op waardevoller werk, zoals persoonlijke patiëntenzorg en het optimaliseren van de praktijkervaring. De verbeterde communicatie en verminderde wachttijden leiden bovendien tot een hogere patiënttevredenheid en een professioneler imago van uw praktijk.
Geef uw tandartspraktijk de tools om efficiënter te werken en de patiënttevredenheid te verhogen. Elimineer de frustratie en kosten van gemiste afspraken met slimme automatisering. Bent u klaar om de stap te zetten naar een geoptimaliseerde praktijk? Wij helpen u graag verder. Ontdek de mogelijkheden op SlimDigital.nl.