Als tandarts zijn gemiste of laat geannuleerde afspraken meer dan alleen inkomstenderving; het zijn onbenutte tijdslots die de efficiëntie van uw praktijk direct beïnvloeden. Handmatig bellen en de agenda bijwerken is tijdrovend en vaak te laat. Wat als dit proces automatisch zou verlopen, met een systeem dat proactief uw agenda volhoudt?
Het Pijnpunt: De Lege Stoel
Onbenutte capaciteit en inkomstenverlies
Elke onbevestigde of laat geannuleerde afspraak leidt tot een lege behandelstoel, met direct inkomstenverlies en onbenutte personeelstijd. Handmatig nabellen en zoeken naar vervanging is ineffectief, wat resulteert in stress en verminderde productiviteit in uw praktijk.
Inefficiëntie in de praktijkvoering
Uw team besteedt uren aan administratieve taken: patiënten bellen voor bevestiging, afspraken verplaatsen, en gaten opvullen. Deze tijd kan beter besteed worden aan patiëntenzorg. Zonder automatisering blijft uw agenda kwetsbaar voor last-minute wijzigingen en is de praktijkvoering minder rendabel.
De Oplossing: Slimme Agenda-optimalisatie
Geautomatiseerde afspraakbevestiging en opvolging
SlimDigital bouwt een systeem dat naadloos integreert met uw agendabeheer. Enkele dagen vooraf stuurt het een automatische herinnering via het voorkeurskanaal van de patiënt (e-mail, sms of WhatsApp). Geen tijdige bevestiging? Dan volgt een geautomatiseerde opvolgingsactie. Bij een annulering wordt dit direct in de agenda verwerkt.
Dynamisch opvullen van vrije slots
Zodra een afspraak vrijkomt, activeert het systeem direct een proces om dit slot op te vullen. Het zoekt in uw database naar geschikte patiënten – bijvoorbeeld die op de wachtlijst staan. Deze patiënten ontvangen automatisch een aanbod via hun voorkeurskanaal, eventueel met een directe betaallink voor een aanbetaling.
- Trigger: Afspraakstatus verandert naar ‘geannuleerd’ of ‘niet bevestigd’.
- Actie 1: Zoek in patiëntendatabase naar geschikte kandidaten.
- Actie 2: Stuur geselecteerde patiënten een aanbod voor het open slot.
- Actie 3: Reserveer het slot tijdelijk voor de eerste reagerende patiënt.
Data-inzicht voor betere planning
Het systeem genereert waardevolle data-inzichten, zoals rapportages over no-shows, annuleringsmomenten en de effectiviteit van opvulprocessen. Deze informatie stelt u in staat uw beleid voor afspraakbevestigingen, aanbetalingen of personeelsinzet te optimaliseren, gebaseerd op concrete cijfers.
- Metriek 1: Percentage opgevulde afspraken door automatisering.
- Metriek 2: Gemiddelde tijd van annulering tot nieuwe boeking.
- Metriek 3: Overzicht van no-show frequentie per patiëntgroep.
De Resultaten: Rust en Rendement
Maximaliseer productiviteit en omzet
Door automatische opvolging en dynamisch opvullen minimaliseert u lege plekken in uw planning. Dit resulteert in minder onbenutte uren en een significant hogere bezettingsgraad. Het directe effect is een stabielere en hogere omzet, zonder extra inspanning van uw team.
Verbeterde patiëntervaring en efficiëntie
Patiënten ontvangen tijdige herinneringen en sneller toegang tot zorg, wat de tevredenheid verhoogt. Uw team richt zich op kernactiviteiten: uitstekende mondzorg verlenen, in plaats van administratieve rompslomp. Efficiëntie en betere service gaan hand in hand.
Een lege behandelstoel hoeft geen vaststaand feit meer te zijn. Met een slim geautomatiseerd systeem van SlimDigital transformeert u een veelvoorkomend pijnpunt in een krachtige motor voor efficiëntie en omzetgroei. Wij helpen u graag uw tandartspraktijk te optimaliseren.