Een tandartspraktijk draait op strakke planning. Niets is zo frustrerend als een last-minute annulering, waardoor een waardevolle stoeltijd onbenut blijft. Dit leidt direct tot omzetverlies en een gemiste kans om patiƫnten te helpen. Handmatig een lege plek opvullen is tijdrovend en vaak onsuccesvol. Gelukkig is er een slimmere aanpak die uw praktijk efficiƫnter maakt.
De Kost van een Lege Plek
De impact van last-minute annuleringen
Elke onbezet gebleven behandelstoel vertegenwoordigt verloren inkomen en gemiste productiviteit. Het handmatig bellen van patiĆ«nten om een gat in de agenda op te vullen, neemt veel tijd in beslag van uw team, tijd die beter besteed kan worden aan patiĆ«ntenzorg. Vaak resulteert dit alsnog in een lege stoel omdat er niet snel genoeg een geschikte patiĆ«nt gevonden wordt. Dit is niet alleen financieel nadelig, maar kan ook leiden tot langere wachttijden voor andere patiĆ«nten, wat de patiĆ«nttevredenheid beĆÆnvloedt.
Uw Agenda Dynamisch Optimaliseren
Automatisch lege plekken vullen
Stel u voor dat uw praktijkagenda zelf meedenkt. Zodra een afspraak wordt geannuleerd, identificeert een geautomatiseerd systeem direct potentiƫle kandidaten om deze opengevallen plek in te vullen. Dit gebeurt op basis van vooraf gedefinieerde criteria, zoals patiƫnten die op een wachtlijst staan voor een eerdere afspraak, patiƫnten die bijna toe zijn aan hun periodieke controle, of degenen met een lopend behandelplan die baat zouden hebben bij een snellere opvolging. De selectie is direct en relevant, en filtert op beschikbaarheid en voorkeuren van de patiƫnt.
Gerichte communicatie en directe actie
Nadat de potentiƫle patiƫnten zijn geselecteerd, stuurt het systeem hen automatisch een gepersonaliseerde uitnodiging voor de vrijgekomen plek via hun voorkeurskanaal (bijvoorbeeld sms, WhatsApp of e-mail). Deze uitnodiging bevat een directe link waarmee de patiƫnt de afspraak kan bevestigen. Zodra de afspraak is ingeboekt, wordt de open plek in de agenda direct gevuld en verdwijnt de aanbieding voor andere patiƫnten. Dit zorgt voor:
- Minimale lege stoeltijd: Verhoog de productiviteit van uw praktijk en genereer meer omzet per dag.
- Verbeterde patiƫntenservice: Patiƫnten die snel geholpen willen worden, krijgen de kans, wat de binding met uw praktijk versterkt.
- Tijdbesparing: Uw team hoeft niet handmatig te bellen of te plannen, waardoor zij zich kunnen richten op zorgtaken.
- Maximale omzet: Voorkom inkomstenverlies door gemiste afspraken en benut uw capaciteit optimaal.
Meetbaar Succes
Data-inzicht voor continue verbetering
Dit systeem registreert niet alleen welke plekken gevuld worden, maar ook de effectiviteit van de communicatie per kanaal en de reactiesnelheid van patiƫnten. U krijgt inzicht in hoe vaak lege plekken succesvol worden ingevuld en hoeveel omzet dit extra genereert. Deze data is cruciaal om het proces verder te optimaliseren en de dienstverlening aan uw patiƫnten continu te verbeteren. U ziet direct de Return on Investment (ROI) van uw investering in automatisering, waardoor u beter onderbouwde beslissingen kunt nemen over uw praktijkvoering en planning.
De dagen van ongevulde stoelen en handmatige planning behoren tot het verleden. Door uw agenda intelligent te automatiseren, transformeert u een pijnpunt in een efficiĆ«nt proces dat uw omzet verhoogt en de patiĆ«nttevredenheid verbetert. Bent u klaar om uw praktijk optimaal te benutten? SlimDigital.nl kan u helpen deze automatisering op maat te bouwen, naadloos geĆÆntegreerd met uw bestaande systemen.