Lege stoelen door gemiste afspraken zijn een veelvoorkomend en frustrerend probleem voor veel tandartspraktijken. Elke onbenutte afspraaktijd is niet alleen verloren omzet, maar ook een gemiste kans om een patiënt te helpen. De handmatige processen om deze gaten te vullen zijn vaak tijdrovend en leveren zelden het gewenste resultaat op. Dit hoeft echter niet zo te zijn.
Uw agenda als onbenutte potentieel
De stille impact van gemiste afspraken
Stelt u zich eens voor: een patiënt annuleert last minute of komt simpelweg niet opdagen. U blijft achter met een leeg blok in uw agenda, terwijl u weet dat er elders patiënten op de wachtlijst staan voor een eerdere behandeling. Het handmatig bellen of e-mailen van tientallen patiënten in de hoop dat iemand op korte termijn kan invallen, is een taak die vaak op een overwerkte assistent terechtkomt en zelden efficiënt is. Deze tijd kan beter besteed worden aan patiëntenzorg.
Van lege stoel naar productieve tijd
Directe actie bij annuleringen
Wij bouwen een geautomatiseerde oplossing die direct in actie komt wanneer een afspraak in uw agenda wordt geannuleerd of verplaatst. Zodra er een gat in uw planning ontstaat, detecteert het systeem dit onmiddellijk. Het zoekt vervolgens in uw patiëntendatabase naar geschikte kandidaten – patiënten die eerder interesse hebben getoond in een spoedigere afspraak, of flexibele beschikbaarheid hebben aangegeven.
Slimme communicatie, snel resultaat
Deze geselecteerde patiënten ontvangen automatisch een persoonlijke melding (via sms of WhatsApp) met de mogelijkheid om de vrijgekomen plek direct te boeken. Met één klik kunnen zij de afspraak bevestigen, waarna deze direct wordt vastgelegd in uw agenda. Dit vult niet alleen de lege plek op, maar bespaart uw team ook kostbare administratieve tijd. Denk aan de volgende stappen:
- Trigger: Annulering of verplaatsing van een afspraak in uw agenda-systeem.
- Selectie: Automatische selectie van patiënten uit uw database op basis van beschikbaarheid of eerdere voorkeuren.
- Actie: Verzenden van een gepersonaliseerde sms of WhatsApp-bericht met een directe boekingslink naar de vrijgekomen tijd.
- Bevestiging: Patiënt bevestigt via de link, de afspraak wordt direct in uw agenda verwerkt.
Meer dan alleen minder no-shows
Optimaliseer uw praktijk en patiënttevredenheid
Door gaten in uw agenda proactief op te vullen, maximaliseert u de productiviteit van uw stoelen en uw team. U minimaliseert niet alleen omzetverlies, maar verhoogt ook de tevredenheid van patiënten die sneller geholpen kunnen worden. De geautomatiseerde aanpak zorgt voor een eerlijkere en efficiëntere verdeling van afspraken, terwijl uw team zich kan richten op de zorg.
Data-inzicht voor strategische planning
Deze oplossing biedt ook waardevolle data-inzichten. U krijgt overzicht in hoe vaak gaten succesvol worden opgevuld, welke patiëntsegmenten het meest responsief zijn en op welke momenten de vraag naar last-minute afspraken het hoogst is. Deze inzichten stelt u in staat om uw planning en communicatiestrategie continu te optimaliseren voor een nog efficiëntere praktijkvoering.
Laat lege plekken in uw agenda geen kostenpost meer zijn. Met een slimme, geautomatiseerde oplossing zet u elke annulering om in een nieuwe kans en maximaliseert u de efficiëntie van uw praktijk. Bent u benieuwd hoe we dit voor uw specifieke praktijk kunnen inrichten? Neem contact op met SlimDigital.nl.